Assistante Administratif

DJENAIR ALGERIE

PROFIL GENERAL

ASSISTANTE ADMINISTRATIVE

POUR LA GESTION INTERNE/EXTERNE DU BUREAU

DEFINITION DU POSTE

• L’assistante a pour mission d’assister à la gestion de la gérance de A à Z;
• Prendre les appels entrants/sortants du téléphone fixe du bureau de Direction ;
• Rédiger et gérer les contrats sous-traitants et fournisseurs administratifs ;
• Établir et suivre les commandes entrantes/sortantes des sous-traitants et fournisseur Administratifs ;
• Suivre l’exécution des commandes à terme (entre fournisseur et DJENAIR) ;
• La prospection de nouveaux sous-traitant, fournisseurs, partenaires de DJENAIR ;
• L’assistance de A à Z à la préparation administrative des appels d’offres ;

CONDITIONS GENERALES

• Langue française parfaitement parlée, écrite – Anglaise souhaitée parlée, écrite ;
• Utilisation et maîtrise des outils bureautiques, spécialement (Word, Excel);
• Organisée et ayant le sens de l’organisation par priorité ;
• Habitant AIN BENIAN ou entourage (moins de 1 heure de trajet) ;
• Permis de conduire. (Préférable mais non obligatoire selon lieu de résidence.
• 📌 Atouts du poste :
  Polyvalence, capacité à prioriser les tâches, discrétion professionnelle, aisance relationnelle et rédactionnelle, disponibilité, intégrité et sens d’initiative.

FORMATION, COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

• Formation en gestion
• Formation en économie
• Formation en commerce
• Avec ou sans Expérience

MISSION

Votre mission consistera notamment mais non limitativement à :

1. Gestion administrative et organisationnelle quotidienne : rédaction, mise en forme et suivi de documents (courriers, rapports, tableaux, présentations).

• Rédiger, mettre en forme et relire des documents administratifs (courriers, notes, rapports, présentations, procès-verbaux).
• Saisir et mettre à jour les données dans les logiciels bureautiques de l’entreprise.
• Gérer la réception, le tri, l’enregistrement, la numérisation et la diffusion du courrier entrant et sortant.
• Assurer l’archivage physique et électronique selon les procédures internes et les obligations légales.
• Mettre en place et tenir à jour des tableaux de suivi (suivi de commandes, échéanciers, indicateurs de performance).
• Assurer l’accueil physique des visiteurs et partenaires.
• Assurer les RDV et agenda de la Gérance.
• Entretenir une communication fluide entre les différents services internes et les partenaires externes.

2. Accueil physique et téléphonique : filtrage des appels, prise de messages, orientation des interlocuteurs internes et externes.

3. Gestion des agendas et organisation des réunions : planification, réservation de salles, préparation des dossiers et comptes rendus.

• Planifier et organiser les rendez-vous, réunions, déplacements et événements internes/externes.
• Réserver les salles, préparer le matériel et assurer la logistique des réunions.
• Rédiger et diffuser les comptes rendus, notes de synthèse et ordres du jour.

4. Suivi et traitement du courrier : réception, tri, enregistrement et diffusion interne.

5. Gestion des bases de données et archivage : mise à jour, classement physique et électronique des documents.

6. Suivi des commandes et des fournitures : approvisionnement en matériel, relations avec les fournisseurs.

7. Appui administratif aux différents services : préparation de dossiers, saisie de données, relances et suivi des échéances.

• Assister les services comptables dans le traitement des factures, notes de frais et rapprochements.
• Préparation du nécessaire à l’établissement de la G50 ; CNAS ; CASNOS.
• Suivre les commandes de fournitures, gérer les stocks et négocier avec les fournisseurs.
• Participer à la préparation de dossiers techniques, commerciaux ou juridiques.
• Effectuer des relances auprès des clients et fournisseurs selon les besoins.

8. Contribution à la gestion RH : suivi des congés, préparation des documents d’embauche ou de formation (selon l’organisation).

• Préparer les dossiers d’embauche, de formation et de suivi du personnel.
• Suivre les absences, congés, visites médicales et autres obligations légales.
• Assurer la confidentialité et le respect du RGPD dans la gestion des données personnelles.

9. Veille et respect des procédures internes : application des règles administratives et participation à leur amélioration.

Et en général,

• Mettre tout en œuvre pour réaliser les objectifs qui vous seront assignés.
• En capacité d’assurer et d’exécution toutes les missions administrative et commerciale confiées ou estimées nécessaire par le supérieur hiérarchique et la direction.