Secrétaire administrative

Clinique située sur Hydra recrute une secrétaire administrative polyvalente compétente, qualifiée, sérieuse, ponctuelle, dynamique, très motivée, très organisée, engagée et dotée d'excellentes compétences commerciales.

La secrétaire doit avoir :

- Le sens de la responsabilité, du relationnel, pouvant travailler en groupe tout en menant à bien toutes les missions reçues et ce, même sous le stress.

- Une capacité à convaincre, à promouvoir et à fidéliser la clientèle, tout en étant proactive dans la recherche de nouveaux prospects.

- Des aptitudes à gérer les relations clients avec professionnalisme.

La secrétaire doit maîtriser :

- L'outil informatique et notamment Excel, Word.. ainsi que les réseaux sociaux pour tout ce qui est relatif au domaine du community manager.

- Des techniques de vente et de négociation adaptées aux besoins et aux services de la clinique. - Une excellente maîtrise de la langue française, tout en ayant un bon niveau en arabe et anglais. - Les fondamentaux du marketing et de la communication, avec une capacité à promouvoir les services de la clinique de manière efficace.

- Les outils de gestion de la relation client (CRM) et le suivi des leads.

Elle sera tenue à être bien présentable, respectueuse, cordiale et dévouée dans son travail ainsi qu'avec les patients.

Missions principales :

- Assurer la gestion du planning de la clinique et des médecins.

- Planifier la programmation d'interventions, et s'assurer que toute la paperasse se fasse. - Organiser l’agenda des rendez-vous des patients de la clinique en tenant compte des imprévus professionnels ou personnels.

- En coordination avec la Direction Administration Générale, assurer tout le support administratif et matériel nécessaire.

- Assurer une fonction d’intermédiaire entre les médecins et les patients, ainsi que la clinique et les fournisseurs ou autres.

- Rédaction et mise en forme de divers documents et gérer l'archivage.

- Médiatisation des évènements de l’entreprise.

- Assurer une veille concurrentielle.

- Veiller à soigner l’image de marque de la société et assurer une bonne visibilité dans les médias. - Réceptionner et transmettre le courrier et les informations dans les délais requis. - Recevoir et émettre les appels téléphoniques.

- Communiquer par téléphone et par courrier électronique les informations à diffuser en accord avec la charte de la clinique.

- Gérer les pages de la clinique et répondre en bonne et due forme aux messages reçus en tenant compte d'informer la Direction Administration Générale quand cela s'avère nécessaire.

- Organiser les dossiers et effectuer des travaux de classement et d’archivage.

- S’occuper des prises de note lors des réunions, et rédiger un rapport pour le transmettre aux dirigeants et/ou collaborateurs concernés.

- Encadrer les déplacements du Directeur Général ainsi que l'équipe à l’étranger ou sur le territoire national.

- Organiser des réunions avec le Directeur Général pour faire le point sur l’avancement des dossiers en

cours, les rendez-vous prévus et le courrier/dossiers à traiter.

- Eviter de prendre des initiatives qui sont contraires aux protocoles établis par la Direction d'Administration Générale ou le gérant.

- Autres tâches suggérées par la direction.

Conditions requises :

- Diplôme Universitaire de Licence/Master ou Équivalent (Diplôme en Marketing/Management/Gestion souhaitable)

- Expérience de 1 an ou plus dans un poste similaire (souhaitable).

- Autonome, déterminé, professionnel, attitude positive et gagnante avec un bon esprit d'équipe. - Être bien présentable.

- Très bon sens de la communication et relationnel.

- Excellente capacités rédactionnelles.

- Maîtrise des langues : Français (excellent), anglais, arabe.

- Très bon sens de l’organisation.

- Ponctualité, réactivité, rigueur, discrétion et sens de la confidentialité.

- Sens de l’accueil et capacité d’écoute.

- Respect des délais et procédures (connaître les règles administratives).

- Gestion du temps, des propriétés et veiller à la propreté du centre.

- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Power ) ainsi que des réseaux sociaux. - Habitant sur Alger (Un plus si véhiculé)

Avantages :

- Environnement de travail convivial, professionnel et humanitaire.

- Rejoindre une équipe de professionnels.

- Possibilité de développement.