Assistante Direction

1. Gestion des Ressources Humaines et Administratives

• Participer à la gestion administrative de la direction ;

• Gérer les courriers entrants et sortants ;

• Assurer l’archivage des documents ;

• Répondre aux sollicitations de la hiérarchie

• Prendre en charge des actions supplémentaires conformément à la convention collective en vigueur. L’employeur peut attribuer d’autres tâches à l’employé, selon les besoins de l’entreprise et les compétences de ce dernier.

2. Organisation et Logistique

• Gérer la salle de réunion du CODIR ;

• Assurer l’organisation administrative et logistique des réunions et des visites ;

• Assister à l’organisation des réunions, en rédiger les procès-verbaux et les comptes rendus.

3. Suivi des Achats et Prestations

• Générer les demandes d’achat ;

• Établir les ordres de service (ODS) ;

• Rédiger les procès-verbaux de service fait ;

• Établir les attachements et les attestations de bonne exécution des prestataires et fournisseurs.

4. Gestion Financière

• Gérer la caisse régie ;

• Établir les notes de frais.

5. Conformité, Procédures et Engagements

• Respecter les valeurs de l’entreprise ainsi que le règlement intérieur ;

• Veiller au respect de la politique EHS et qualité ;

• Se conformer aux lois et réglementations en vigueur, et les compléter si nécessaire par des procédures, consignes et méthodes de travail spécifiques ;

• Veiller à l’application des procédures internes et à la préservation des intérêts de CITAL dans tous les engagements contractuels ;

• Respecter les exigences du SMQ ainsi que les politiques de CITAL ;

• Veiller au respect du règlement intérieur, de la convention et des accords collectifs en vigueur chez CITAL ;

• Contribuer à l’atteinte des objectifs assignés et faire face aux enjeux de l’entreprise.

6. Respect des Procédures et Réglementations

• Veiller au respect des procédures internes, du règlement intérieur, des conventions collectives et des engagements contractuels ;

Appliquer les exigences du Système de Management de la Qualité (SMQ), les politiques de CITAL, ainsi que la norme ISO 37001 version 2016 relative à la lutte contre la corruption.