Coordinatrice Administrative

Dans le cadre du renforcement de son capital humain, BERGERAT MONNOYEUR Algérie est à la recherche D'une Coordinatrice Administrative  pour rejoindre notre Direction Energie : 

Raison d’être du poste :

La coordinatrice administrative est une actrice central de l'entreprise qui facilite les tâches quotidiennes et assure la liaison entre les différents services.

Elle exerce au plus près de la direction, en toute confiance et transparence. Un poste hautement stratégique, réservé aux candidat loyaux, fiables et expérimentés.

Tâches & Activités :

Administration

-       Planification, Coordination et supervision fonctionnelles des activités administratives des pôles d’activités Equipement et Energie.

-       Assurer la liaison entre les deux pôles d’activités Equipement/ Energie et leurs équipes opérationnelles.

-       Suivi du pointage du personnel.

-       Réception et Suivi des notes de frais des collaborateurs des deux pôles sur fichier Excel.

-       Tenir à jour les registres des courriers départs et arrivés des deux pôles d’activités Equipement et Energie.

-       Contrôler la qualité et l’exactitude des documents transmis ou reçus.

Gérer les ressources matériels et logistiques

-       Gérer les besoins exprimés par les deux pôles.

-       Préparer les BC et fiches d’investissements.

-       Passer les commandes.

-       Veiller à la conformité des livraisons.

Gestion de la billetterie et des réservations hôtelières

-       Organiser et gérer les réservations de billets d’avion et hébergements du personnel des deux pôles.

-       Assurer la coordination avec les agences de voyage et hôtels.

-       Suivre les confirmations, les annulations et modifications en respectant les procédures internes.

-       Gérer la facturation, le suivi des paiements en conformité avec les politiques internes de déplacement.

Factures fournisseurs et clients  

-       Constituer un dossier de chaque facture (BC + facture originale + BL).

-       Préparer les bordereaux des dossiers.

-       Déposer les dossiers à la comptabilité avec le bordereau.

-       Classer les BC et les copies des factures + BL.

Classement et archivage

-       Supervision documentaire : Vérifier la complétude, la conformité et la traçabilité des documents et dossiers.

-       Gestion documentaire des contrats (Numérique & physique).

-       Classement et archivage des factures clients par mois pour tous les pôles d’activités.

-       Classement et archivages des factures fournisseurs avec leurs bons de commandes.

-       Classement et archivage des documents administratifs.

Profil Requis:

• BAC plus 3 ou plus

• Expérience préalable dans un rôle similaire constitue un avantage.

• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).

• Bonnes compétences administratives et organisationnelles.

• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.

• Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches simultanément.

• Discrétion et respect de la confidentialité.

• Esprit d'équipe et capacité à travailler en collaboration avec différents services.

• Bonne maîtrise de communication verbale (arabe et français).

• Fort sens d'organisation, et de communication.

• Avoir un bon relationnel.

• Capacité à assumer les responsabilités et la pression.

  - Il ne sera répondu qu'aux profils habitants la Région d'Alger.