Assistant(e) Moyens Généraux

Description du poste :

Dans le cadre du renforcement de nos équipes, nous recherchons un(e) Assistant(e) Moyens Généraux, rattaché(e) au Responsable Administration et Paie Groupe, chargé(e) d'assurer la gestion et le suivi des prestations liées aux moyens généraux, notamment les déplacements professionnels, le transport des collaborateurs, le parc automobile et la téléphonie.

Missions principales :

• Assurer la gestion des déplacements professionnels : réservation des billets d'avion, coordination des demandes de voyage et suivi des réservations.

• Organiser et coordonner le transport des collaborateurs selon les besoins des différentes structures.

• Assurer la gestion du parc téléphonique : affectation et suivi des téléphones, cartes SIM, abonnements et consommation.

• Gérer les cartes carburant : attribution, suivi des consommations, contrôle des utilisations et mise à jour des états de suivi.

• Assurer le suivi administratif du parc automobile : affectations des véhicules, assurances, vignettes, entretiens et renouvellements des documents.

• Établir les bons de commande (BC) relatifs aux prestations et besoins relevant de son périmètre.

• Assurer le suivi des fournisseurs et prestataires : demandes de devis, commandes, livraisons et facturation.

• Élaborer et mettre à jour les états de suivi périodiques relatifs aux billets, transports, téléphones, cartes SIM, cartes carburant et véhicules.

• Veiller à la disponibilité et au renouvellement des équipements et moyens mis à la disposition des collaborateurs.

• Assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des documents administratifs liés à son activité.

Compétences requises :

• Maîtrise des techniques de gestion administrative et de suivi des moyens généraux.

• Bonne connaissance des procédures d'achat et d'établissement des bons de commande.

• Capacité à gérer les réservations, les déplacements professionnels et les prestations de transport.

• Maîtrise du suivi des parcs automobile et téléphonique.

• Bonne maîtrise d'Excel et des outils bureautiques pour l'élaboration des états de suivi et tableaux de bord.

• Aptitude à gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires.

Profil recherché :

• Formation Bac+2 ou Bac+3 en gestion, administration, logistique ou domaine équivalent.

• Expérience de 2 à 3 ans dans un poste similaire, idéalement dans un environnement multi-sites.

• Rigueur, organisation et sens du détail.

• Réactivité et capacité à gérer les priorités.

• Sens du service et bon relationnel.

• Autonomie, polyvalence et esprit d'initiative.