Chargé(e) Back Office et Accueil

À propos de l’entreprise

Dans le cadre du renforcement de son organisation, une entreprise spécialisée dans la distribution de produits parapharmaceutiques recherche un(e) Chargé(e) Back Office & Accueil.

Rattaché(e) à la Direction Administrative et/ou à la Direction Commerciale, le/la titulaire du poste aura un rôle transversal au sein de l’entreprise. Il/elle sera notamment chargé(e) d’assurer le traitement administratif des opérations commerciales, le suivi des dossiers, la coordination avec les différents services ainsi que la qualité de l’accueil physique et téléphonique.

Le poste s’adresse à une personne organisée, réactive, polyvalente et dotée d’un excellent sens du service, capable de gérer plusieurs priorités simultanément dans un environnement dynamique.

MISSIONS PRINCIPALES

1. Back Office commercial et administratif

· Assurer le traitement administratif des opérations commerciales et des dossiers clients.

· Saisir, mettre à jour et contrôler les données relatives aux clients, commandes, produits et opérations commerciales.

· Assurer le suivi administratif des commandes en coordination avec les équipes commerciales, logistiques et financières.

· Préparer et contrôler les documents administratifs liés aux ventes et aux livraisons.

· Assurer le classement, l’archivage et la traçabilité des dossiers physiques et numériques.

· Mettre à jour les bases de données clients et les différents fichiers de suivi.

· Préparer les états, tableaux de bord et reportings nécessaires au suivi de l’activité.

· Assurer le suivi des demandes internes et externes jusqu’à leur traitement.

· Identifier les anomalies ou informations manquantes et assurer leur régularisation avec les services concernés.

2. Suivi des clients et support commercial

· Réceptionner et traiter les demandes des clients par téléphone, e-mail ou autres canaux de communication.

· Assurer un premier niveau de réponse aux demandes et orienter les sollicitations vers les interlocuteurs appropriés.

· Assurer le suivi des réclamations clients et leur transmission aux services concernés.

· Effectuer les relances administratives nécessaires auprès des clients.

· Assurer la coordination entre les clients, commerciaux, logistique, administration et finance.

· Veiller à la qualité et à la rapidité du traitement des demandes clients.

· Participer à l’amélioration continue des processus de traitement des commandes et des demandes.

3. Réception & accueil

· Assurer l’accueil physique des visiteurs, clients, fournisseurs et partenaires.

· Assurer l’accueil et la gestion des appels téléphoniques entrants.

· Identifier les visiteurs et les orienter vers les interlocuteurs concernés.

· Gérer les rendez-vous et contribuer à la bonne organisation de l’accueil.

· Recevoir, enregistrer et transmettre les courriers, documents et colis destinés aux différents services.

· Veiller à maintenir un environnement d’accueil professionnel et organisé.

· Représenter l’image de l’entreprise à travers une attitude professionnelle, courtoise et orientée service.

4. Coordination interne

· Assurer la circulation fluide de l’information entre les différents services.

· Collaborer quotidiennement avec les équipes commerciales, logistiques, financières et administratives.

· Assurer le suivi des actions et demandes qui lui sont confiées.

· Participer aux réunions internes et contribuer à la préparation des éléments administratifs nécessaires.

· Signaler rapidement toute difficulté susceptible d’impacter le traitement des dossiers ou la satisfaction client.

5. Support administratif général

· Rédiger et mettre en forme des courriers, e-mails, notes et documents administratifs.

· Organiser et maintenir les dossiers administratifs.

· Participer à la préparation de documents et supports pour les réunions et présentations.

· Assurer diverses tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise.

· Participer à la digitalisation, à la structuration et à l’amélioration des outils de suivi administratif.

PROFIL RECHERCHÉ

Nous recherchons une personne présentant :

· Une formation en gestion, administration, commerce, secrétariat, management ou domaine similaire.

· Une première expérience dans un poste administratif, commercial, back office, accueil ou relation client.

· Une bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Microsoft Excel, Word et Outlook.

· Une excellente capacité d’organisation et de gestion des priorités.

· Une bonne qualité rédactionnelle en français.

· Une aisance dans la communication orale et téléphonique.

· Un bon sens relationnel et une réelle orientation client.

· De la rigueur dans la saisie, le contrôle et le traitement des informations.

· Une capacité à travailler en équipe et à collaborer avec plusieurs services.

· Une bonne capacité d’adaptation et d’apprentissage.

⭐ Les qualités qui feront la différence

· Polyvalence

· Rigueur

· Réactivité

· Sens de l’organisation

· Discrétion et confidentialité

· Maitrise parfaite des langues Arabe et Français à l’écrit comme à l’orale (l’Anglais serait un plus)

· Esprit d’équipe

· Sens du service

· Présentation professionnelle

· Autonomie

· Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

Une expérience dans le secteur pharmaceutique, parapharmaceutique, médical, cosmétique ou dans la distribution constitue un atout et non pas une condition.

CE QUE NOUS ATTENDONS DU/DE LA TITULAIRE DU POSTE

Au-delà de l’exécution des tâches administratives, nous recherchons une personne capable de devenir un véritable point de coordination entre les clients et les différents services de l’entreprise.

Le/la Chargé(e) Back Office & Accueil devra être capable de :

Recevoir → Comprendre → Traiter → Coordonner → Suivre → Informer → Clôturer

L’objectif est de garantir une prise en charge complète, rapide et professionnelle des demandes, tout en assurant la fiabilité des informations et la fluidité des opérations internes.

INDICATEURS DE PERFORMANCE

La performance sur ce poste pourra notamment être appréciée à travers :

· La qualité et la fiabilité des données saisies.

· Le respect des délais de traitement.

· La qualité du suivi des dossiers et demandes clients.

· Le taux de traitement des demandes dans les délais.

· La qualité de l’accueil physique et téléphonique.

· La fiabilité des tableaux de suivi et reportings.

· La qualité de la coordination avec les différents services.

· Le respect des procédures internes.

· La capacité à anticiper les problèmes et à proposer des solutions.

POURQUOI REJOINDRE L’ENTREPRISE ?

Vous intégrerez une entreprise évoluant dans un secteur dynamique et en développement, avec un poste transversal offrant une vision concrète du fonctionnement d’une activité de distribution.

Le poste offre également une possibilité d’évolution vers des fonctions à plus forte responsabilité dans les domaines :

Administration | Administration commerciale | ADV | Relation client | Coordination commerciale | Office Management

Bon courage à toutes et à tous.