Secrétaire/Assistante de direction

Description:

Nous recherchons une Secrétaire/Assistante de direction pour rejoindre notre équipe dynamique à Alger.

Le candidat idéal possède entre 3 à 5 ans d'expérience dont 2 ans en assistanat ou secrétariat, avec un excellent sens de l'organisation et une grande rigueur professionnelle.

Responsabilités:

• Réaliser ou mettre en forme les différents travaux d’assistance de la direction (saisie, envoi, classement, reproduction du courrier, scan, archivage, photocopie) ;

• Actualiser les informations et procéder à l'archivage, et classement des documents ;

• Assurer la réception, l’identification, la répartition du courrier et son expédition et en assurer le suivi (en niveau local et international) ;

• Communiquer, dans le cadre des instructions de la hiérarchie, toute information adéquate aux personnes ou structures concernées;

• Assurer la réception, l’identification, la répartition du courrier et son expédition et en assurer le suivi (en niveau local et international) ;

• Suivi et synthèse, reporting des collaborateurs, en coordination avec la direction Administrative ; 

• Suivi et gestion du matériels et équipements internes en coordination avec la direction Administrative ; 

• Vérification des notes de frais en coordination avec la direction financière ;

• Produire et traiter des écrits professionnels en français, en Anglais, ou toutes autres langues maitrisées ;

• Préparer l’organisation des réunions internes ;

• Organiser, planifier des réunions et les déplacements professionnels des différentes directions ;

• Organisation et gestion des réservations d’hôtels, séjours, invitations, dossiers de visas, des partenaires, et employés de la société ;

• Organisation et gestion d’événements, y compris la gestion de billetteries, hôtelleries, restaurations, transports, dans le cadre des conférences, réunions cycliques, congrès nationaux et internationaux ;

• Préparer l’organisation des réunions internes, ainsi que les réunions de cycles (cycle-meetings) ;

• Assurer l’accueil des visiteurs et filtrer les communications téléphoniques ;

• Organisation et gestion des réceptions qui ont lieu au niveau de la société ;

• Elaboration et suivi des documents de synthèse ;

• Assurer la bonne communication des informations et la bonne coordination entre les structures ;

• Assurer toutes les tâches spécifiques liées au poste de secrétaire/assistante;

  Toutes autres activités listées ci-dessus peuvent être enrichies ou modifiées selon les besoins internes de la société.

Exigences:

• Diplôme en relation avec le poste ou domaine similaire:Bac +2 à Bac +5;

• Expérience professionnelle de 2 ans dans un poste similaire;

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels de gestion administrative;

• Excellentes capacités rédactionnelles et communicationnelles en français et anglais;

• Organisation, autonomie, discrétion et sens du service;

• Capacité à gérer les priorités et à travailler sous pression.

• Bonne présentation et aisance relationnelle;

• Apte aux déplacements, nationaux et internationaux ;

• Disponibilité immédiate (ou préavis court) ;

• Résidence à Alger.

Avantages:

• Contrat à durée indéterminée (CDI) avec perspectives d’évolution;

• Environnement de travail professionnel;

• Rémunération attractive et conforme au marché;

• Mutuelle complémentaire Santé et prévoyance;

• Laptop Professionnel;

• Smartphone + Ligne professionnelle avec Forfait prépayé.