Cadre Dirigeant (chef de département personnels et moyens généraux )

Missions du poste

• Mettre à la disposition des structures les moyens humains &matériels et/ou services nécessaires au bon fonctionnement de leurs activités ;
• Veiller, conseiller et faire faire appliquer la réglementation et les consignes en matière administration, ressources humaines & moyens généraux. PRINCIPALES TACHES / RESPONSABILITES LIEES A CE POSTE DE TRAVAIL :

Le département Administration et Moyens est chargé de prendre en charge plusieurs volets à savoir :

a) VOLET ADMINISTRATION DU PERSONNEL & PAIE :

1. Coordonner et superviser les activités en matière de gestion administrative, paie et social ;

2. Elaborer et contrôler les documents (contrats, décisions etc.) établis par les gestionnaires avant signature par le Directeur d’Agence ;

3. S’assurer de l’exécution des décisions relatives aux mouvements du personnel ;

4. Vérifier, avant ordonnancement les états de mandatement liés au personnel (paie, prêts, STC et divers remboursements...) ;

5. Assurer l’interface et la gestion des prestations sociales : sécurité sociale, accidents de travail et correspondance sociale auprès du Centre payeur CNAS, prestations médicales, prestations sociales, mutuelle, les relations avec la CNR ;

6. Superviser la gestion des temps en contrôlant les états de pointage et l’absentéisme aux niveaux des structures ;

7. Etablir en collaboration avec les structures les plannings des congés annuels et suivre leur exploitation ;

8. Gérer l’ensemble des activités (amont & aval) liées à la paie, en tenant compte des différentes règles juridiques et conventionnelles ;

9. Mise à jour des dossiers physiques et numériques : Maintenir à jour les dossiers des employés, tant en format physique que numérique.

10. Établissement des documents administratifs : Rédiger et délivrer divers documents administratifs (décisions, attestations de travail, certificats de travail, titres de congé, etc.).

11. Gérer les conflits individuels et collectifs en lien avec le Directeur de l’agence et du partenaire social.

12. Établissement des sanctions disciplinaires : Gérer les procédures disciplinaires, incluant les convocations, mises en demeure, fins de fonction, et suspensions ;

13. Tenir à jour les dossiers administratifs et le fichier du personnel ;

14. Assurer la tenue et la mise à jour des registres légaux relatifs à la gestion administrative du personnel ;

15. Assurer la couverture médicale au titre de la médecine de travail (visites d’embauches, périodiques, reprise... etc.) en étroite collaboration avec le service HSE & CPHS ;

a) VOLET RESSOURCES HUMAINES :

1. Elaborer un plan de recrutement prévisionnel et le faire adopter par la direction et le conseil d’administration et de gestion ;

2. Alimenter le vivier de cv (annonces, net, forum…) ;

3. Organiser et mener des entretiens d’embauche ;

4. Assurer le recrutement d’un personnel qualifié et répondant aux exigences du poste citées dans les fiches de postes ;

5. Accueillir et intégrer les nouvelles recrues ;

6. Suivre, surveiller et évaluer les périodes d’essai des nouveaux employés ;

7. Assurer le suivi et la gestion des Contrats à Durée Déterminée (CDD) et indéterminée ( CDI) des employés ;

8. Gérer le processus de renouvellement des contrats pour l’ensemble des employés ;

9. Assurer la réalisation et le suivi du plan de formation de l’entreprise

10. Planifier, organiser et animer des sessions de formation en interne et en externe.

11. Sélectionner et gérer les relations avec les prestataires de formation.

12. Évaluer l’efficacité des programmes de formation et apporter des améliorations continues.

b) VOLET GESTION DES MOYENS GENERAUX :

1. Être responsable de la planification, du suivi des achats (besoins, bon de commande, fournisseurs, conformité, délais etc…) ;

2. Assurer la gestion et la maintenance de l’Agence (accueil, entretien, aménagement, …) ;

3. Prendre en charge les travaux de maintenance et réfection en bâtiment ;

4. Prendre en charge les besoins des missionnaires de l’agence en matière de réservation d’hôtel, transfert, location de véhicules … et en assurer le suivi jusqu’à leur retour ;

5. Assurer la prise en charge des besoins en événementiels, location de salles, prise en charge des collations et restaurations ;

6. Mener les négociations et assurer la gestion des contrats des prestataires de service ;

7. Assurer la gestion et le suivi des immobilisations acquises par l’entreprise et celles mise à sa disposition en matière d’étiquetage, affectation, mouvement, réforme, cession…etc. ;

8. Prendre en charge les opérations de réforme ;

9. Veiller à la gestion administrative et technique du parc roulant (Chauffeurs, entretien et maintenance véhicules, carburant, assurance...etc) ;

10. Veiller à l’établissement des polices d’assurance des véhicules et assurer l’achat des vignettes automobile et assurer leur distribution aux utilisateurs des véhicules.

11. Assurer l’application des prescriptions des différents contrats d’assurance ainsi que la déclaration et le suivi des sinistres ;

12. Collecter, contrôler et procéder à l(archivage des documents des différents structures ;

13. Participer aux opérations d’inventaires des immobilisations & stocks.

c) VOLET INFORMATIQUE :

Superviser l'assistance technique et support applicatifs relatives, notamment à :

- Installation et maintenance informatique ;

- Installation et mise en service des services informatiques : messagerie, domaine Active Directory, applications et logiciel...) ;

- Configuration et dotation en équipements informatiques.

Profil recherché

• Diplôme de Licence ou plus dans la spécialité de sciences sociales, droit, administration ou toute autre spécialité équivalente ou connexe.
• Permis de conduire.
• ISO 9001 souhaitable.
• Expérience probante d’au moins dix (10) années dans le domaine dont au moins (06ans ) en qualité de chef de structure. Avantages du poste
• Type de Contrat : Contrat de performance.
• Lieu de Travail : Siège de l’entreprise, Zéralda.
• Rémunération: Selon salaire du base et experience.