Assistante Administrative

1. INFORMATIONS GÉNÉRALES

Intitulé du poste Office Manager Périmètre ABI School & Keybox Algérie Lieu de travail Espace commun — Oued Romane / El Achour, Alger Temps de travail Temps plein Horaires Dimanche à jeudi, 8h00–17h00 Flexibilité Possible selon inscriptions, camps, ateliers ou événements Contrat CDI Période d’essai 3 mois non renouvelable Expérience requise Minimum 1 an, stages inclus si expérience similaire Engagement attendu Poste de long terme

2. CONTEXTE DU POSTE ABI School et Keybox Algérie développent, dans un même espace, deux activités éducatives complémentaires : les langues, la formation et l’accompagnement des apprenants d’un côté ; la robotique, la programmation, l’IA, les ateliers technologiques et les parcours enfants/jeunes/adultes de l’autre. L’Office Manager assure la stabilité quotidienne du lieu : accueil, administration, suivi des inscriptions, coordination des plannings, appui aux équipes, gestion des espaces et circulation fiable de l’information. Le poste s’adresse à une personne organisée, chaleureuse, rigoureuse et prête à s’inscrire durablement dans le développement des deux structures.

3. FINALITÉ DU POSTE Garantir le bon fonctionnement administratif, relationnel et opérationnel de l’espace commun ABI School & Keybox, en assurant un accueil de qualité, un suivi fiable des apprenants/parents/clients, une coordination efficace avec les formateurs et une organisation quotidienne claire pour la direction.

4. MISSIONS PRINCIPALES

A. Accueil, réception et relation avec les familles / clients • Accueillir chaleureusement les visiteurs, parents, apprenants, prospects, formateurs et partenaires. • Répondre aux appels, emails, messages WhatsApp et demandes issues des réseaux sociaux. • Identifier rapidement le besoin : langues, formation, séjour, robotique, programmation, IA, camp, atelier ou formation adulte. • Orienter la demande vers la bonne offre ou la bonne personne, avec un ton familial, professionnel et commercial. • S’assurer qu’aucune demande entrante ne reste sans réponse pendant les horaires de travail.

B. Administration, inscriptions et suivi documentaire • Gérer les fiches d’inscription, dossiers d’apprenants, documents administratifs et tableaux de suivi. • Préparer et suivre les devis, factures, reçus de paiement, courriers administratifs et attestations apprenants. • Assurer le classement numérique en priorité, puis le classement physique lorsque nécessaire. • Mettre à jour les listes d’apprenants, groupes, formations, plannings et états de présence. • Contribuer à la fiabilité des informations administratives utilisées par la direction.

C. Suivi des apprenants, parents et parcours de formation • Suivre les inscriptions, absences, retards, paiements, réclamations et demandes particulières. • Informer ou relancer les parents/apprenants lorsque nécessaire, selon les consignes de la direction. • Centraliser les retours, remarques et réclamations afin d’améliorer la qualité de service. • Contribuer à une expérience apprenant fluide, rassurante et professionnelle.

D. Coordination des formateurs, plannings et formations • Assurer le suivi administratif des formateurs : présence, documents, contrats, feuilles d’émargement et informations utiles. • Préparer les plannings et supports de suivi nécessaires aux cours, ateliers, camps et formations. • Vérifier la disponibilité des salles et du matériel avant les activités. • Remonter rapidement les absences, retards, incidents ou besoins d’arbitrage.

E. Gestion de l’espace, matériel et logistique quotidienne • Veiller à la bonne organisation des espaces d’accueil, salles de formation et zones communes. • Suivre le matériel bureautique, pédagogique et technologique de base utilisé par les deux structures. • Signaler les besoins d’achat, de maintenance, de réparation ou de réassort. • Contribuer à un environnement propre, ordonné, rassurant et adapté à un public familial et éducatif.

5. MISSIONS COMPLÉMENTAIRES • Appuyer les relances prospects et anciens apprenants : appels, messages, emails, rappels d’inscription ou de paiement. • Répondre aux messages et commentaires sur les réseaux sociaux selon les consignes validées. • Prendre des photos ou vidéos simples des activités lorsque cela est demandé, dans le respect des autorisations nécessaires. • Participer à l’amélioration progressive des procédures internes, modèles de documents et outils de suivi. • Contribuer à la préparation des périodes fortes : rentrée, vacances scolaires, camps, ateliers, inscriptions et événements.

6. REPORTING ET OBJECTIFS DE SUIVI • Travailler sur la base d’objectifs hebdomadaires définis avec la direction. • Préparer un suivi simple des demandes reçues, demandes traitées, inscriptions, paiements en attente, absences, réclamations et incidents. • Remonter chaque semaine les points bloquants, besoins matériels, risques opérationnels et propositions d’amélioration. • Contribuer à la mise en place de tableaux de bord simples et fiables pour ABI School et Keybox.

7. PROFIL RECHERCHÉ Compétences attendues • Minimum 1 an d’expérience dans un poste similaire, stages inclus. • Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel / Google Sheets, Drive, email. • Capacité à produire des messages professionnels en français, arabe et/ou anglais. • Aisance téléphonique, sens de l’accueil et capacité à gérer plusieurs demandes. • Organisation administrative, classement numérique et suivi de tableaux. Qualités personnelles • Rigueur, ponctualité, fiabilité et sens des responsabilités. • Accueil chaleureux, posture familiale et commerciale, notamment avec les parents. • Discrétion, confidentialité et respect des informations sensibles. • Calme face aux réclamations, capacité à prioriser et à remonter les sujets importants. • Volonté de s’engager durablement et d’apprendre dans un environnement éducatif en développement.

8. FORMATION INTERNE ET PÉRIODE D’ESSAI • Deux jours par mois pourront être dédiés à la formation interne, à la montée en compétence et à la structuration des méthodes de travail. • La période d’essai est de trois mois, non renouvelable. À son issue, la collaboration est confirmée ou arrêtée selon les résultats observés. • Les critères principaux d’évaluation seront : fiabilité, ponctualité, qualité de l’accueil, organisation des dossiers, capacité de suivi, communication avec les équipes et progression dans l’autonomie.

9. PERSPECTIVES Le poste s’inscrit dans une logique de long terme. Selon les performances, l’autonomie et le développement des activités, il pourra évoluer vers des responsabilités renforcées de coordination opérationnelle, de suivi qualité, de gestion administrative avancée ou de supervision d’espace.