Assistant(e) de Direction (DG) / Office Manager

Entreprise : 2M-INDUSTRIES
Localisation : Alger (Bab Ezzouar / siège)
Type de contrat : CDI (période d’essai selon réglementation)
Rattachement : Directeur Général (DG)
Interactions : Tous services (Achats, Commercial, Technique, SAV, Finance), partenaires externes (clients, fournisseurs, administrations)

Objectif du poste

Assurer l’appui opérationnel quotidien du Directeur Général en garantissant une organisation irréprochable, une communication professionnelle, un suivi rigoureux des dossiers/rdv, et une gestion fluide de l’accueil et des demandes de signature. L’assistant(e) est le point de passage entre le DG et les équipes internes / interlocuteurs externes.

Missions et responsabilités

1) Support direct DG (priorité)

• Gérer l’agenda du DG : planification, confirmations, rappels, préparation des rendez-vous, replanifications.

• Rédiger, mettre en forme et envoyer les e-mails du DG (FR ; EN = gros plus).

• Préparer des dossiers pour rendez-vous : documents, synthèses, éléments de décision, checklists, notes.

• Assister le DG sur des tâches ponctuelles : rédaction, consolidation d’informations, petites analyses, préparation de présentations.

2) Gestion documentaire : classement & archivage

• Mettre en place et maintenir un système de classement (papier + digital) : contrats, BC, factures, proformas, courriers, certificats, dossiers clients/fournisseurs, ISO si applicable.

• Assurer l’archivage : indexation, versions, confidentialité, récupération rapide des documents (objectif : retrouver tout en < 2 minutes).

• Contrôler la cohérence des documents avant diffusion (nom société, coordonnées, modèles, signature mail, version).

3) Accueil et standard téléphonique

• Gérer l’accueil : réception visiteurs, orientation, prise de messages, gestion des demandes simples.

• Gérer le standard : filtrer les appels, prioriser, transférer au bon interlocuteur, assurer un suivi des messages importants.

4) Interface DG — Demandes d’achat / signatures / validations

• Centraliser les demandes de signature : BC, contrats, documents administratifs, courriers.

• Préparer les documents avant signature : vérification des pièces, pages, dates, destinataires, version, cohérence.

• Tenir un registre simple : “à signer / signé / envoyé / archivé”.

• Assurer l’interface entre DG et les demandes d’achat : collecte des éléments, préparation des dossiers, suivi du circuit validation.

5) Logistique légère & assistance quotidienne

• Organiser la logistique liée aux rendez-vous (visiteurs, salle, documents, impressions).

• Apporter le repas du DG à midi de temps en temps (tâche ponctuelle et non principale), en coordination avec le DG.

Profil recherché

• Expérience : 3 ans minimum sur un poste similaire (assistant(e) de direction / office manager / assistanat exécutif).

• Niveau : Bac+2/3 minimum (administration, gestion, communication…) ou expérience équivalente solide.

• Autonomie et fiabilité : capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle, sans supervision constante.

Compétences & qualités indispensables

• Excellente organisation, rigueur, sens du détail.

• Discrétion absolue (informations sensibles : contrats, finances, décisions DG).

• Très bon français écrit/oral (rédaction professionnelle).

• Aisance relationnelle : accueil, téléphone, communication interne.

• Capacité à prioriser, gérer l’urgence, garder le contrôle.

• Outils : Word/Excel, e-mail, gestion fichiers (Drive/Odoo/Notion ou équivalent).

• Anglais professionnel : très apprécié (rédaction mails, échanges simples).