Assistant(e) de Direction

Missions du poste

- Gestion du secrétariat :

• Répondre aux appels téléphoniques et sélectionner les appels à transmettre à la hiérarchie ;
• Passer des communications téléphoniques ;
• Accueillir les visiteurs ;
• Classer les dossiers administratifs ;
• Assister le personnel de la direction

- Gestion du courrier et de l’information :

• Etablir et assurer le suivi des demandes d’ordres de mission ;
• Saisir les courriers et correspondances ;
• Traiter et assurer la mise en forme des documents ;
• Recevoir, enregistrer et dispatcher le courrier (arrivé/départ) ;
• Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décision, notes…) ;
• Conserver et classer le courrier (arrivé/départ) ;
• Assurer l’archivage et la conservation des documents de la Direction.

- Gestion de l’approvisionnement :

• Faire l’inventaire des fournitures de la Direction (papier, stylos…) ;

• Remplir les Bons de commandes selon le besoin de la Direction et les transmettre au magasin ;

• Recevoir les commandes et dispatcher les fournitures.

Exigences du poste

• Niveau terminal et/ou Bac +2 minimum,
• Formation en secrétariat et bureautique ;
• 1 à 2 ans dans un poste similaire.
• Connaître les procédures administratives ;
• Connaître les techniques d’expression orale et téléphonique ;
• Posséder de bonnes capacités rédactionnelles ;
• Connaître les techniques de planification et d’organisation du travail.
• Gérer les priorités ;
• Accueillir les visiteurs de la direction ;
• Organiser et planifier les rendez-vous ;
• Saisir, traiter et transmettre les documents & courriers ;
• Préparer les réunions ;
• Maîtriser les méthodes de classement et d’archivage ;
• Maîtriser les outils du standard pour filtrer les appels ;
• Maîtriser l’outil informatique, notamment le pack office ;
• Maîtriser les langues (Arabe - Français – Anglais).
• Présentable ;
• Rigueur et sens de l’engagement ;
• Sens de l’organisation et de la communication ;
• Aisance relationnelle et goût du contact ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Esprit d’équipe ;
• Ecoute et esprit d’analyse ;
• Esprit d’initiative ;
• Disponibilité.